Qué es la Gestión Ágil de Proyectos

En las siguientes líneas transcribo las ideas que preparamos para la grabación del video de clausura del Proyecto Inntegra y donde tratamos de explicar brevemente en qué consiste la Gestión Ágil de Proyectos.

Pregunta 1: ¿Qué es la Gestión Ágil de Proyectos? ¿Para qué sirve?

Se puede decir que la gestión ágil de proyectos tiene su origen en una investigación emprendida por dos investigadores japoneses en la década de los 80. En esta investigación, se concluye las características de aquellas organizaciones capaces de lanzar al mercado productos en un tiempo inferior a otras organizaciones.

Posteriormente, ha sido el mundo del software quién ha profundizado en estas conclusiones con objeto de crear métodos que responden en mejor medida a la gestión de proyectos de desarrollo.

Se trata de una forma de trabajo, basada en determinados principios y que contempla prácticas dirigidas a mejorar los resultados de los proyectos. En mi opinión, una de las características más destacables es que, al contrario de los métodos tradicionales de gestión de proyectos, contempla la incertidumbre como factor inherente del proyecto, integrándola en la propia gestión en lugar de tender a eliminarla.

En el marco del proyecto Inntegra, hemos tratado de extraer un método de gestión de proyectos válido para todo tipo de proyectos, sobre todo proyectos con alto grado de incertidumbre. En realidad, soy de la opinión que todos los proyectos conllevan cierta incertidumbre por el mero hecho de que son personas quienes los ejecutamos. No obstante, bien es verdad que los métodos ágiles se adaptan mejor a determinados tipos de proyectos, y por ejemplo, para la construcción de un puente tal vez existan métodos más adecuados. En nuestro caso, para la definición de este método hemos tomado SCRUM como base. Tratándose de un método orientado a la gestión de proyectos de desarrollo de software, hemos pretendido adaptar y desarrollar prácticas que puedan ser útiles para la gestión de todo tipo de proyectos.

Como características adicionales, destacaría la orientación a resultados, la orientación al cliente, el cambio como factor positivo del proyecto y el poder que se le otorga al equipo ejecutor del proyecto.

Pregunta 2: ¿Cuáles son los beneficios que ofrece la Gestión Ágil de Proyectos?

Podríamos resumir estos beneficios en tres ámbitos: Resultados, Cliente y Personas.

Desde la fase de conceptualización del proyecto la cuestión fundamental es qué resultados tenemos que alcanzar. La planificación inicial parte de cuestionarse, en colaboración con el cliente, los resultados finales e intermedios del proyecto. En esta fase inicial no se trata de determinar el cómo, es decir, la tarea. Esta reflexión es posterior. Tenemos que ser conscientes de que los proyectos están vivos y en el minuto uno ya han dejado de ser lo que inicialmente pretendíamos que fueran. Para ello, se parte de un listado inicial de resultados a alcanzar y es a través de iteraciones de corto plazo como los tratamos de conseguir. Estas iteraciones y los resultados que realmente alcanzamos en su ejecución permiten mantener el proyecto constantemente orientado a los resultados que busca el cliente. En resumen, la unidad básica de gestión es el resultado, en lugar de la tarea.

Uno de los principios básicos de la gestión ágil de proyectos es la colaboración con el cliente. La respuesta a las necesidades del cliente o destinatario es el fin último del proyecto. Pero esta respuesta ha de ser adecuada a lo largo de todo el proyecto y no sólo como respuesta a las necesidades que pudo haber definido el cliente en la fase de planificación. Por este motivo, el cambio se considera como factor positivo, ya que permite mantener el proyecto orientado a las necesidades del cliente en diferentes momentos del proyecto. Tras cada iteración, o SPRINT en lenguaje SCRUM, el resultado es presentado al cliente y éste es capaz de reorientar el proyecto y revisar sus prioridades. En la gestión ágil, estos cambios no se consideran problemas, como pueden ser entendidos en los métodos tradicionales y permite asegurar la orientación al cliente.

Finalmente, cabe destacar el poder que se otorga al equipo ejecutor del proyecto. La gestión ágil de proyectos no contempla la existencia de un Jefe de Proyecto todopoderoso, que establece lo que hay que hacer y existe un grupo de personas orientadas a satisfacer sus deseos. Quién establece la mejor forma de alcanzar los resultados identificados en colaboración con el cliente es el propio equipo, lo que permite mantenerlo motivado, otorgándole autoridad y poder de decisión. A su vez, las prácticas contemplan la comunicación, tanto con el cliente como entre el propio equipo, como factor de éxito del proyecto, lo que evita muchos problemas y malentendidos.

Existen muchos otros beneficios y podríamos extendernos mucho en la presentación de lo que es la gestión ágil de proyectos. Pero por fortuna, existe mucha bibliografía y contenidos que nos permiten profundizar en estos métodos de trabajo. Os animo a todos a explorar nuevos límites en la gestión de proyectos.