Gestión ágil de proyectos en ZEUXA

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published by jansola on Az, 09/28/2011 - 15:02

Podríamos empezar por explicar detalladamente lo que hacemos en ZEUXA, pero creo que me extendería demasiado y terminaría repitiendo lo que ya mostramos en los apartados de Actuamos y Orientamos. Sin embargo, podemos resumirlo en dos palabras: Gestionamos Proyectos.

Toda la actividad de Zeuxa la basamos en proyectos, motivo por el que hemos concentrado muchos esfuerzos en depurar métodos y descubrir nuevas aproximaciones que nos permitiesen mejorar nuestra base.

A lo largo de los años, hemos experimentado diferentes sistemas de gestión por proyectos, pero en todos los casos, nos encontrábamos con las siguientes dificultades.

a) Los proyectos variaban mucho desde su concepción inicial. La incertidumbre inherente al proyecto, sobre todo en proyectos de innovación, hacía que la planificación inicial quedase rápidamente obsoleta.

b) Las desviaciones eran considerables, sobre todo a nivel de esfuerzo, ya que los plazos los hemos considerados históricamente como el parámetro de compromiso (inamovible).

c) Los clientes y colaboradores veían como, en la medida de que avanzaba el proyecto, sus prioridades variaban, obligando a readaptar continuamente el proyecto.

d) Mantener el plan de proyecto actualizado requería un esfuerzo considerable y mucha disciplina, dejándolo de lado en demasiadas ocasiones.

Ante esta tesitura, desde hace aproximadamente 4 años empezamos a investigar en nuevas formas de gestionar proyectos, atendiendo a sistemas ágiles de gestión de proyectos, presentes aunque incipientes en aquel entonces en el sector del software. Concretamente, empezamos a investigar SCRUM como método que podría ser útil como base de la configuración del nuevo Sistema de Gestión de Zeuxa.

Se trataba de un método enfocado a actividades de desarrollo de software, por lo que necesitábamos adaptarlo a las características de los proyectos que trabajamos. Existían muchas diferencias, tanto a nivel de lenguaje como diferencias derivadas de la tipología de proyectos. Conceptos como requisitos, entregas, testeo, demostración, etc. requieren ser traducidos cuando nos referimos a proyectos de servicios. Se trataba de indagar en la esencia, buscando similutes y creando un nuevo lenguaje más comprensible en nuestro día a día.

A lo largo de estos años hemos tratado de buscar una filosofía de gestión, basada en principios claros y que tendría su reflejo en un método de trabajo válido para cualquier tipo de proyecto.

Aunque se trate de un método en continua adaptación, hemos conseguido funcionar de acuerdo a determinados "principios ágiles". En posts posteriores explicaremos con mayor detalle cómo nos organizamos. De momento, nos despedimos mencionando los beneficios que nos ha reportado esta forma de funcionar.

1. Continua adaptación a las necesidades que surgen del cliente. El propio desarrollo del proyecto modifica la situación de partida, por lo que es habitual encontrarnos con nuevas necesidades o modificaciones de las iniciales. Adaptarnos con rapidez ofrece una mejor respuesta del proyecto a las necesidades del cliente en cada momento.

2. Reducción de tiempo en tareas con alto grado de obsolescencia (tareas que no añaden valor). Así calificamos a planificaciones detalladas realizadas en la fase inicial del proyecto.

3. Orientación a resultados. Cuando planificamos y replanificamos no hablamos tanto de tareas, si no de resultados. La unidad de gestión son los resultados, que han de ser tangibles y verificables, en lugar de la concepción tradicional de la tarea como unidad de planificación y seguimiento. Las tareas en detalle se identifican para el corto plazo, una vez tengamos el resultado claro y haya llegado el momento de abordarlo.

4. Mejora de la comunicación entre las personas y el cliente. La sistemática de seguimiento de proyectos nos ha permitido un mejor conocimiento de los diferentes proyectos y su grado de ejecución.

5. Autonomía y responsabilidad de las personas. Es la persona que ha de ejecutar el proyecto quién lo planifica. Parece lógico, pero nos encontramos en demasiadas ocasiones empresas donde el "jefe de proyectos" planifica a su criterio, sin participar en su ejecución, con el consiguiente riesgo. 

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